Abwesenheitsnotiz auf Englisch schreiben
Die Ferien stehen kurz vor der Tür und Sie möchten Ihren beruflichen Kontakten wie Kunden und Geschäftspartnern mitteilen, dass Sie einige Zeit nicht erreichbar sein werden. Oder Sie sind krankgeschrieben oder beruflich unterwegs und können Ihre E-Mails nicht abrufen. Hier sind Abwesenheitsnotizen äussert praktisch.
Wir geben Ihnen auch Tipps dazu, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch schreiben. Eine Abwesenheitsnotiz wird auch Abwesenheitsmeldung oder automatische Antwort genannt. Sie wird automatisch an den Absender einer E-Mail gesendet, um ihm mitzuteilen, dass Sie momentan nicht erreichbar sind.
Die Abwesenheitsnotiz auf Englisch
Auf Englisch wird die Abwesenheitsnotiz out of office message – oder kurz OOO message – genannt.
So gliedert sich eine einfache Abwesenheitsnotiz auf Englisch
1. Allgemeine Anrede
Da Sie nicht wissen, von wem Sie eine E-Mail erhalten, verwenden Sie bei der Anrede keinen bestimmten Namen, sondern halten Sie sich allgemein. Häufig verwendet werden:
Dear sender
Dear Sir or Madam
Hello (—> wenn die Kommunikation mit Ihren Kontakten generell weniger formell ist, und Sie keine E-Mails von unbekannten Personen erwarten)
2. Bedanken Sie sich
Der erste Satz der Abwesenheitsnotiz im Englischen ist immer eine höfliche Dankesmeldung an den Absender. Schliesslich könnte es sich um einen potenziellen neuen Kunden handeln, und da möchten Sie sicher einen guten ersten Eindruck machen:
Thank you for your email/message.
3. Präzise Angabe über die Dauer Ihrer Abwesenheit
Anschliessend teilen Sie mit, wie lange Sie ausser Haus sein werden. Sie können diese Angabe auch weglassen, aber das ist beispielsweise für potenzielle Kunden, die Sie nach Ihren Ferien kontaktieren möchten, nicht hilfreich. Seien Sie in Ihrer englischen Abwesenheitsnotiz daher präzise.
I will be out of office from DATUM until DATUM.
4. Haben Sie während Ihrer Abwesenheit Zugriff auf Ihre E-Mails?
Weiterhin ist es für den Absender hilfreich, zu wissen, ob Sie Ihre E-Mails überhaupt lesen und ob sie evtl. an einen Kollegen weitergeleitet werden.
I will have no access to my emails until my return to the office. (Your emails will be forwarded to E-MAIL-ADRESSE. / If your request is ugent, please contact my colleague NAME at E-MAIL-ADRESSE / TELEFONNUMMER. / For privacy reasons, your email will not be forwarded.)
Oder, falls Sie Ihre E-Mails während Ihrer Abwesenheit doch lesen (zu festgelegten Zeiten, oder wenn es Ihnen gerade möglich ist):
I will check my emails daily at ZEITPUNKT. / I will have limited access to my emails during this time. / I will be checking my emails sporadically during this time.
5. Eine weitere Dankesmeldung und Grussformel am Ende
Im englischsprachigen Kulturraum ist der Umgang etwas weniger direkt (und erscheint dadurch manchmal höflicher) als im Schweizerischen. Aus diesem Grund sollten Sie dem Absender der E-Mail auch am Ende Ihrer englischen Abwesenheitsnotiz danken.
Thank you for your understanding. Thank you for your patience.
Yours sincerely / Kind regards / Warm regards / Best regards / Cheers (salopp) + IHR NAME
Allgemeine Tipps für eine englische Abwesenheitsnotiz
Geben Sie nicht damit an, wo Sie sich gerade die Sonne auf den Bauch scheinen lassen. Das kann den Absender mitunter in eine negative Stimmung versetzen, was sicher nicht gut für die geschäftliche Zusammenarbeit ist. Auch wenn Sie krank sind, müssen Sie dies nicht erwähnen – bleiben Sie neutral. Sie können evtl. eine etwas persönlichere automatische Antwort an Ihre bereits bestehenden Kontakte senden, damit diese u. U. besser informiert sind. Halten Sie es kurz. Die Absender müssen wissen, dass Sie nicht da sind und wie lange, ob Sie Ihre E-Mails lesen und ob sie in der Zwischenzeit eine Vertretung kontaktieren können. Wenn Sie mehr Kontakt zu deutschsprachigen Kunden und Kundinnen haben, setzen Sie die deutsche Abwesenheitsnotiz an den Anfang und die englische Abwesenheitsnotiz darunter. Es ist auch möglich, Zeile für Zeile in zwei Sprachen zu haben, aber das ist etwas schwerer zu lesen.
Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch
Dear sender,
many thanks for your message.
I will be out of office from 3 August until 15 August with no access to my emails. For urgent enquiries, please contact my colleagues Max Mustermann (E-Mail-Adresse/Tel.nr.) or Erika Mustermann (E-Mail-Adresse/Tel.nr.). If it is not urgent, I will reply to your email upon my return to the office on 17 August.
Thank you for your patience.
Best regards
NAME
Möchten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz von uns ins Englische übersetzen lassen? Oder haben Sie schon eine Abwesenheitsmeldung verfasst, die wir für Sie Korrektur lesen können? Dann wenden Sie sich einfach an uns! So haben Sie Ihre Abwesenheitsnotiz pünktlich zu den Ferien.
Schöne Ferien!